Index


1  Adding fields

2  Field types

3  Usar metadatos para componer el nombre o descripción del documento

4  Configurar campos para relacionar documentos

5  Adding attributes

6  Adding shared field/attribute groups


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Adding fields


In the “Fields” step you can define the metadata that come with a document in a category.


For each field you can define its specific behavior (default value, type of data,  mandatory or not, locked states, etc.).


All categories have a set of fields which are given by the system, such as the "Properties" field group which cannot be deleted or modified.


To add fields you will need to open the category details and move to the "Fields" step by clicking the "Next" button in the Categories wizard.


All fields created in R2 Docuo must belong to a field group. To create new fields, first you need to create the group that the fields will belong to.


Selecting "Field groups"  will enable the + button on the button bar.



The + button opens the window where you can create a new field group.


Under name, enter the name of the field group. The description area is where you can define the purpose or use of the field group.


When you select a field group with a description from the details window, a text box will appear containing the literal text of the description.



Once you have created the field group you can create the fields which belong to the group.


To create a new field select the group that the field will belong to and then click the + button on the button bar.



This will open a window where you can create a new field where you can define the name of the field and establish the type of field to be created.



Clicking OK will create the field within the selected group.



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Field types


R2 Docuo has seven different types of field, each with its own specific characteristics and configuration settings:


Fields of the text type, drop down list and drop down list with search type can be configured as "email". Email type fields allow you to send automatic emails to the email address established in the field specified in the document details.


Any type of field, excluding fields of the process information type, can be marked as mandatory or locked. In the case of categories with process, you can select the states in which the field is mandatory or must be locked.


Text

Text-type fields allow you to enter alphanumerical characters. The "Options" tab defines the field's characteristics by entering the default value or selecting the required behavior from the drop down list.


This type of field can be configured as "email". Email-type fields allow you to send automatic emails to the address established in the field specified in the document details.


Number

Number-type fields only allow you to enter numerical characters. You can use the Options to define the number of decimal points that can be entered in the category's document details and the required behavior.




Currency

Currency-type fields only allow you to enter numerical values and add the € currency symbol. The Options will only allow you to define the field's behavior.




Date

Date-type fields only allow you to enter complete dates in the dd/mm/year format. The Options will only allow you to define the field's behavior.




Drop down list

These fields comprise a list of fixed values which are established in the Options tab. In the document details view they will appear as a drop down list from which you can select the required value. The Options tab not only defines the values that make up the list but also establishes the field's behavior.




Drop down list with search

These fields are similar to those of the drop down list type but allow you to search for values by entering part of the text. To create this type of field first you have to create the search list data in the R2 Docuo configuration options.

The Options tab establishes the source list for the data and the field's behavior.



Lista desplegable a otra categoría (Campo relacional)

Estos campos se usan para relacionar documentos entre sí. Funcionan como una lista desplegables que muestra el nombre de todos los documentos creados en una determinada categoría.


La categoría que va a servir de origen de datos a la lista se especifica desde la pestaña opciones usando los tres puntos que aparecen a la derecha del campo "categoría".


En el campo "Detalles" se define si se va a mostrar en los detalles de los documentos de la categoría seleccionada (en el ejemplo CLIENTDATA - Client Data)  un acceso directo a la categoría de los documentos relacionados. .

Para más información pulsar aquí.



Campo de tipo Campo relacionado de otra categoría (Campo relacional)

Se usan para mostrar el valor de determinados campos de los documentos relacionados. Este tipo de campo sólo está disponible cuando la categoría tiene al menos un campo tipo lista a documentos de otra categoría.


En el campo "campo" de las opciones de configuración se define el campo tipo lista desplegable de documento del que va a coger los datos.


En  el campo "campo relacionado" se establece  el campo del que se va a mostrar el valor al crear un nuevo documento.

Para más información pulsar aquí.


Process information

This type of field is only available when the category has a process. These are system fields and are automatically filled out when moving forward a state with the information on the user who carries out the transition or the date on which the transition is performed.

The Options tab establishes the transition for which the information will be obtained and whether the information to be shown is the transition date or user who performs the transition.




Usar metadatos para componer el nombre o descripción del documento


Los campos "Nombre" y "Descripción" se puede configurar de forma que al crear un nuevo documento se completen automáticamente con el valor de los metadatos creados en la categoría.


Para hacer que el nombre o la descripción de los documentos se generen con los valores de los metadatos hay que añadir etiquetas de sustitución en las opciones de configuración.


Con la opción "Modificar" que aparece al seleccionar con el botón derecho del ratón los campos "Nombre" o "Descripción" se abren las opciones de configuración.


     


Desde la pestaña "Opciones" en el campo "Valor por defecto" se establecen las etiquetas de sustitución relativas a los campos que van a servir de origen para configurar el nombre o descripción de los documentos.



En en el ejemplo se han añadido la etiqueta del los campo "Name" del grupo de campos "Contact Info". Al crear un registro nuevo en la categoría el nombre del documento  cogerá el valor que aparezca en el campo "Nane"  del grupo de campos "Contact Info".


Reemplazar etiquetas en el nombre y descripción de documentos existentes

Para  hacer que se reemplacen las etiquetas en todos los documentos que ya están creados en la categoría hay que marcar el check "Reemplazar en todos los documentos" y aceptar.



Al aceptar los cambios y finalizar el asistente de categorías se reemplazarán el nombre y la descripción en todos los documentos creados en la categoría.



Configurar campos para relacionar documentos


La relación entre documentos se hace asociando campos relacionales (Campos tipo Lista desplegable a otra categoría o campos tipo Campo relacionado de otra categoría) a la categoría.

Relacionar documentos

Para relacionar documentos hay que crear un campo tipo "Lista desplegable a otra categoría" y definir la categoría de documentos con la que se va a crear la relación.


En la pestaña opciones del campo tipo "Lista desplegable a otra categoría" se  selecciona la categoría que va a servir como origen de datos a la lista.


 


En "Detalles" se establece si se mostrará una pestaña en la ventana de detalles del documento con la lista de documentos relacionados .


Al activar esta opción se mostrará en los detalles de los documentos de la categoría especificada en "Categoría" una pestaña con un acceso directo a la categoría de los documentos relacionados.  En esta pestaña sólo se muestran los documentos que están relacionados con el documento desde el que se está realizando la consulta.

Para más información pulsar aquí.


Por ejemplo para asociar cilentes a ofertas hay que crear un campo Lista desplegable a otra categoría en la categoría ofertas y en las opciones del campo seleccionar como origen de la lista la categoría Clientes.



Desde la ventana de detalles de los documentos de la categoría "Oferta" al desplegar la lista aparecerán todas las fichas de clientes creadas en la categoría "Clientes".

Al seleccionar un valor de la lista y guardar se relaciona la oferta con el cliente  seleccionado.



En el caso de las categorías que  tienen seleccionado “Si” en el desplegable “Detalles”  al abrir los detalles del documento relacionado aparece una pestaña con el acceso directo a la categoría.


En el ejemplo al abrir los detalles del cliente seleccionada aparece una pestaña con el acceso directo a la categoría  "Ofertas" donde se podrán ver los detalles de las ofertas relacionadas con el cliente.



Relacionar documentos y metadatos

Para mostrar la información de determinados metadatos del documento relacionado hay que crear campos tipo "Campo relacionado de otra categoría".

Los campos tipo Campo relacionado de otra categoría sólo se pueden crear si la categoría tiene algún campo tipo Lista desplegable a otra categoría.


Por ejemplo se pueden relacionar las fichas de clientes con las ofertas de forma que al crear una oferta y seleccionar un cliente se completen automáticamente los datos del cliente (Razón Social, Mail, teléfono, etc.).


Para elaborar el ejemplo descrito anteriormente desde la categoría "Oferta" se crea un campo tipo "Lista desplegable de documentos" a la categoría Clientes.


 


Después se crea un campo tipo "Campo relacionado de otra categoría" por cada  campo de la categoría "Clientes" que se vaya a mostrar en la categoría "Oferta".


En el tipo de campo hay que seleccionar  "campo relacionado de otra categoría" y en el "Campo" de la pestaña opciones se selecciona el campo tipo lista desplegable de documentos que va a servir de origen  de datos.



En el campo "Campo relacionado" pulsando los tres puntos que aparecen a la derecha se selecciona el campo del que se va a mostrar el valor.



Una vez se ha configurado la categoría desde la ventana de detalles de la oferta al seleccionar una ficha de cliente se mostrarán los valores de la ficha en los campos de tipo  Campo relacionado de otra categoría.



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Adding attributes


Clicking "Next" from the "Fields" step moves you onto the "Attributes" step. In  this step you can define the attributes associated to the category. As in the case of fields, attributes must belong to a group.


Selecting "Attribute groups" enables the + button.



Clicking the + button will open the window where you can create the new attribute group.



Selecting the name of the attribute group and clicking the + button will open the window where you can enter the name of the attribute.



Attributes do not have an options tab, you can only mark whether the attribute is checked by default when a new document is created in the category.



Clicking OK will create the attribute within the selected attribute group.




Adding shared field/attribute groups


R2 Docuo has the option to share field and attribute groups between different categories. This action makes it easier to create metadata in the Categories wizard but does have its own risks.



Changes made in shared field or attribute groups will affect all of the categories to which they are assigned.


For example, if you create the "Client data" field group in the "Quotation" category it can be used for other categories, such as offers, incidents, queries, etc.


If you add a new field to the "Client data" field group in the "Offer" category it will also be added to all other categories to which the field group is associated.


Creating shared field groups

To create shared field groups you need to go to the "Fields" step and select "Field groups" with a right click of the mouse. In the Options list select "New field group (shared from another category)...".



A window will open so you can select the category from which the field group will be shared.



When you select the category all the associate metadata will appear. Select the field group to be shared and click OK to save the changes.



The fields list will display the shared field group in green letters.




Unsharing field groups


When you unshare field groups, metadata values in the documents created in the category will not be changed or deleted.

You have an option to unshare field groups. In the event that a change made to a field group must only affect a specific category, you can stop sharing the field group.


To stop sharing field groups you must open the wizard of the Category whose field group will no longer be shared and from the "Fields" step select the share field group with a right click of the mouse.



In the list of options select "Unshare". A message will appear to confirm this change.



Clicking OK will unshare the field group.




Creating shared attribute groups

Shared attribute groups are created in the same way as shared field groups but instead of performing the actions from the "Fields" step they are performed from the "Attributes" step.


From the "Attributes" step in the category wizard for the category whose attribute group will be shared, select "Attribute group" with a right click of the mouse. From the options you can select "New attribute group (shared from another category)".



Select the category from which to share the attribute group and check the group of attributes to be shared.



Clicking OK will create the shared attribute group.




Unsharing attribute groups

As in the case of field groups, attribute groups can also be unshared.


To stop sharing attribute groups you must first select the attribute group with a right click of the mouse and then click "Unshare" from the list.



Clicking OK will unshare the group of attributes.