Índice


1  Cómo abrir el administrador de categorías

2  Crear categorías de documentos

3  Crear grupos de categorías

4  Asignar categorías a grupos

5  Desasignar categorías de grupos

7  Eliminar categorías

8  Eliminar grupos de categorías


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Cómo abrir el administrador de categorías


Desde la vista de navegación por categorías pulsando la rueda dentada de la parte inferior izquierda del árbol de categorías se abre el administrador de categorías.



En la ventana del administrador de categorías se configuran las categorías y grupos de categorías. Desde el administrador también se eliminan categorías o grupos, se pueden duplicar las categorías existentes o importar categorías de otros repositorios.




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Crear categorías de documentos


Las categorías se crean con el asistente de categorías, el asistente se compone de 9 pasos que permiten crear una categoría con todas las funcionalidades de R2 Docuo.


No es necesario completar todos los pasos del asistente, se pueden crear categorías sin campos, sin atributos, sin proceso, etc... En cualquier momento pulsando el botón "Finalizar" del asistente se guardan los cambios y se cierra el asistente de categorías.


Desde el administrador de categorías pulsando el botón "Nueva categoría" se abre el asistente de categorías:


Inicio

En el paso Inicio, se define el nombre, código y si es necesario la carpeta por defecto de la categoría.



Nombre

El nombre sirve para identificar la categoría de documentos.

Código

El código es un prefijo que aparece delante del nombre del documento. Se utiliza para asignar automáticamente a todos los documentos que pertenezcan a la categoría un número secuencial que se compone del código asignado más una secuencia numérica de 6 dígitos.

Abrir los detalles del documento con doble clic

Al marcar este check  se configura la categoría para que, al hacer doble click sobre los documentos que pertenezca a la categoría se abra la ventana de detalles del documento en lugar de abrir el archivo principal.


Carpeta por defecto

La carpeta por defecto define una ruta fija para todos los documentos que pertenezcan a la categoría.


Al pulsar "Finalizar" se guardan los cambios y se cierra el asistente de categorías. La categoría que se ha creado aparece en el árbol de categorías.



Más adelante en esta documentación existe información detallada de todos los pasos de configuración de una categoría.


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Crear grupos de categorías


Los grupos de categorías permiten agrupar las categorías por áreas. Se crean desde la ventana del administrador de categorías con el botón "Nuevo grupo" que aparece en la barra de botones al seleccionar "Todas".



Al pulsar "Nuevo grupo" se abre una ventana para establecer el nombre del grupo.



Al aceptar se crea el grupo de categorías con el nombre asignado.



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Asignar categorías a grupos


Cada categoría sólo puede pertenecer a un grupo. Para asignar una categoría a un grupo hay que seleccionar la categoría y, manteniendo la selección, arrastrarla al grupo deseado.



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Desasignar categorías de grupos


Para desasignar una categoría de un grupo hay que seleccionar la categoría  y, manteniendo la selección, arrastrarla al nodo "Todas".



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Eliminar categorías


Para poder eliminar la categoría tiene que estar vacía, no pueden tener ningún documento asignado.


Las categorías se eliminan desde la ventana del administrador de categorías pulsando el botón "Eliminar" que aparece en la barra de botones al seleccionar la categoría.



Aparece un mensaje para confirmar si se va a eliminar la categoría, al aceptar se eliminará la categoría.



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Eliminar grupos de categorías


Para eliminar grupos de categorías el grupo que se va a eliminar no tienen que tener categorías asignadas.


Los grupos de categorías se eliminan desde la ventana del administrador pulsando el botón "Eliminar" que aparece en la barra de botones al seleccionar el grupo.



Aparece un mensaje para confirmar si se va a eliminar el grupo.



Al aceptar se elimina el grupo de categorías seleccionado.