Índice


1  Categorías de documentos

2  Crear documentos en categorías

3  Visualizar metadatos

4  Completar metadatos


Categorías de documentos


Las categorías son agrupadores que permiten separar los documentos por  tipo, por ejemplo ofertas, contratos, incidencias, etc.


Los documentos que pertenecen a una categoría pueden contener el código de la categoría en el nombre del documento de forma que a simple vista se puede saber a qué categoría pertenece.


En R2 Docuo puede haber tres tipos de categorías con documento, categorías con control de versiones  y categorías sin documento que funcionan como una ficha para almacenar datos.


Categorías con documento

Las categorías con documento permiten separar los documentos por tipo,  añadir metadatos y generar el documento principal usando una plantilla asignada a la categoría.



Para más información Consultar aquí.


Categorías con control de versiones

Las categorías con control de versiones permiten diferenciar las distintas versiones de un mismo documento y controlar que versión del documento es visible para los colaboradores.


Tiene el campo "Documento principal" dividido en dos, el campo "Borrador" y el campo "Versión publicada". En la barra de botones del borrador y de la versión publicada aparece un enlace para cada acción que se puede realizar.



Para más información Consultar aquí.


Categorías sin documento

Las categorías sin documento funcionan como una ficha de datos, no tienen campo "documento principal" los posible documentos se almacenan en los anexos.



Para más información Consultar aquí.


Crear documentos en categorías


Al igual que en la aplicación de escritorio en el portal web se pueden crear documentos asociados a una categoría desde el área de navegación por carpetas o desde el área de navegación por categorías.


Desde el área de navegación por carpetas

Se selecciona la carpeta en la que se va a guardar el documento y se pulsa el botón "Nuevo documento".



Aparece  una ventana para seleccionar la categoría en la que se va a crear el documento.



Al aceptar se abre una ventana con los metadatos de la categoría seleccionada. Desde esta ventana se completan los datos necesarios y se guardan los cambios.



Al guardar se crea el registro sin documento asociado.



Posteriormente se añade el documento como se indica en la sección Carga de documentos.


Desde el área de navegación por categorías

Para crear documentos desde el área de navegación por categorías se selecciona la categoría en la que se va a crear el documento y se pulsa "Nuevo documento".



R2 Docuo pregunta en que carpeta se va a almacenar el documento.



Una vez se ha seleccionado la carpeta, al aceptar se abre la ventana para completar los metadatos asociados a la categoría.



Al guardar los cambios el documento se crea en la categoría seleccionada.  



Posteriormente se añade el documento como se indica en la sección Carga de documentos.


Visualizar metadatos


Desde el portal web los metadatos se ven abriendo los detalles del documento. Para abrir los detalles del documento hay que pulsar el icono de color azul que aparece a la izquierda del documento.



Para obtener más información sobre los metadatos consultar aquí.


Completar metadatos


Al abrir los detalles del documento en la barra de botones con el botón "Editar detalles" se puede modificar el valor de los campos.

Al pulsar  "Editar detalles" se abre la ventana de edición de campos.



Para completar los metadatos hay que seleccionar el campo que se va a rellenar y escribir el valor deseado.

Una vez se ha modificado los datos con el botón "Guardar cambios" se guaran los cambios y se cierra la ventana de edición de campos.



Para obtener más información sobre como completar los metadatos consultar aquí.


Desde el portal web no es posible completar metadatos en grupo.