Índice


1  Cómo añadir proceso a una categoría

2  Cómo crear nuevos estados

3  Cómo crear nuevas transiciones

4  Cambiar el color de los estados

5  Configurar acciones automáticas sobre el proceso


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Cómo añadir proceso a una categoría


Desde el paso "Proceso" se define el proceso que seguirán los documentos que pertenezcan a la categoría. Por defecto las categorías no tienen proceso asignado.


Para establecer un proceso hay que marcar el check "Definir un proceso para esta categoría".



Al marcar el check se habilita un proceso estándar compuesto por tres estados. Es un proceso de ejemplo para ver la apariencia de los procesos y diferenciar los estados iniciales y finales. Es posible eliminar estos estados o crear estados adicionales. Este proceso sólo se proporciona a modo de ejemplo.



Para modificar el nombre de los estados hay que hacer doble clic sobre el estado a modificar, se habilita un cuadro de texto para escribir el nuevo nombre del estado del proceso.


El ejemplo va a simular la creación de un proceso para la categoría Ofertas:



Para modificar el nombre de las transiciones hay que hacer doble clic en el centro de la  transición y escribir el nombre.




Es posible pinchar y arrastrar sobre cualquier estado para colocarlo en cualquier lugar del diagrama.


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Cómo crear nuevos estados


Siguiendo con el ejemplo de la oferta también existe la posibilidad de que el cliente rechace la oferta. Para añadir este supuesto hay que crear un nuevo estado abriendo las opciones del proceso con el botón derecho del ratón sobre el área blanca.



Se crea un estado aislado con el fondo gris, en el cuadro de texto se escribe el nombre del estado y se pulsa intro.




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Cómo crear nuevas transiciones


Una vez se ha creado el nuevo estado hay que establecer desde que estado se puede llegar al estado "Rechazada". Abriendo las opciones del estado con el botón derecho del ratón sobre el estado origen se selecciona "Nueva transición desde este estado".



Se escribe el nombre de la transición y se pulsa intro. Para unir la transición con el estado hay que arrastrar desde la punta de la flecha de la transición hasta el centro del estado. El proceso ya tiene el nuevo estado creado ahora las ofertas pueden estar solicitadas, enviadas, aceptadas o rechazadas.



También es posible crear transiciones para volver a un estado anterior, por ejemplo si el cliente solicita cambios en la oferta se puede crear una transición desde "Enviada al cliente" a "Solicitada".



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Cambiar el color a los estados


R2 Docuo permite establecer colores en los estados de forma que cuando un documento esté en ese estado aparecerá con el fondo en el color definido.


Para establecer colores en los estados hay que abrir las opciones del estado seleccionando el estado con el botón derecho del ratón y elegir "Color".



En la paleta de colores se elige el color deseado y se aceptan los cambios. El estado aparece en el proceso con el color seleccionado.




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Configurar acciones automáticas sobre el proceso


Los procesos permiten, además de controlar el estado de los documentos, configurar avances automáticos, establecer acciones automáticas sobre el documento al avanzar de estado o hacer que pregunte la fecha en la que se avanzó de estado un documento.


Para establecer las distintas opciones de configuración de las transiciones hay que abrir el menú de las transiciones con el botón derecho del ratón y seleccionar "Configurar".



En la ventana de configuración aparecen todas las opciones de configuración posibles para las transiciones. Se pueden combinar varias opciones a la vez, sólo hay que seleccionar la acción deseada de cada grupo.



Fecha y  hora de la transición

Este grupo de opciones permite definir si al avanzar de estado se usa la fecha y hora en la que se ejecuta la acción o bien se pregunta al usuario la fecha.


Esta acción es muy útil para los usuarios que no avanzan los documentos en el mismo momento en el que se produce el cambio. Por ejemplo en el caso de las ofertas se puede configurar que pregunte la fecha en la que se aceptó la oferta, de esta forma si el usuario encargado de avanzar el documento no ha podido hacerlo el mismo día al avanzar puede poner la fecha real de aceptación.


Al marcar "Preguntar al pulsar el botón avanzar" se habilita la opción "Proponer la fecha y hora de ese momento".




Avance automático

El grupo de opciones de avance automático permite establecer condiciones para que los documentos de una determinada categoría avancen automáticamente cuando se cumplan las condiciones asignadas.


Se puede establecer que el documento avance automáticamente cuando lleve x horas, días, semanas o meses en el estado origen.



Otra opción de configuración es establecer un día de la semana en la que los documentos avanzarán automáticamente por la transición seleccionada.



La última opción para la configuración de avances automáticos es seleccionar x días antes o después de la feche indicada en un campo.




Acciones automáticas sobre el archivo principal

Las opciones automáticas sólo están disponibles cuando la categoría tiene plantillas asignadas o control de versiones.


Las acciones seleccionadas se realizan al avanzar de estado sin pedir confirmación al usuario. Es posible combinar varias acciones para que por ejemplo al avanzar de estado el documento se genere desde plantilla y se publique dejándolo listo para enviar.


La acción crear desde plantilla hace que se genere el documento con la plantilla que se seleccione en el desplegable al avanzar de estado.



Convertir a PDF sólo aplica cuando el documento principal es un archivo de Microsoft Office, al avanzar de estado convierte el archivo principal a PDF.



La acción de publicación automática publica el borrador al avanzar de estado por la transición.



Crear nueva versión hace que al avanzar de estado se genere un borrador con una copia de la versión publicada. El número de versión del borrador será consecutivo respecto a la versión publicada.



Pasar a Obsoleto hace que al avanzar de estado la versión publicada desaparezca y se añada en el histórico de versiones.



Firmar el PDF sólo está disponible si el repositorio tiene una firma electrónica asignada. Para más información sobre como asignar firmas electrónicas a R2 Docuo pulsar aquí.



Acciones automáticas sobre campos tipo archivo

Cuando la categoría tiene campos de tipo archivo al configurar las transiciones aparece la opción para establecer acciones automáticas sobre los campos tipo archivo al avanzar de estado.


Para configurar acciones automáticas sobre los campos tipo archivo hay que pulsar el botón que aparece en la parte inferior derecha de la ventana de configuración de la transición.



Las categorías pueden tener más de un campo tipo archivo, con el botón "Nuevo" se define el campo sobre el que se van a ejecutar las acciones automáticas.


En la ventana de las opciones de configuración se definen las acciones a realizar al avanzar de estado seleccionando el check de cada acción.