Documentación de R2 docuo
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Opciones de configuración

Índice


1  Pestaña "Configurar R2 Docuo"

2  Ordenar carpetas y categorías

3  Establecer el modo de apertura de la ventana de detalles

4  Añadir el nombre de la empresa y aviso legal en los envíos automáticos

5  Opciones de publicación

6  Secuencias de comunicación

7  Código de documentos

8  Listas desplegables

9  Integración con aplicaciones externas


Pestaña "Configurar R2 Docuo"


Desde esta pestaña se modifican las  opciones de  uso habitual de R2 Docuo. Cada opción de configuración está separada en un grupo diferente. Los parámetros que se establezcan aquí son comunes para todos los usuarios.




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Ordenar carpetas y categorías


R2 Docuo da la opción de seleccionar el orden en el que se ven las carpetas y categorías en los árboles. Si se marca el check las carpetas y categorías se ordenan alfabéticamente.

Si el check se desmarca, desde los administradores de carpetas y categorías, se puede personalizar en orden en el que aparecen las carpetas y categorías en los árboles.




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Establecer el modo de apertura de la ventana de detalles


Por defecto al hacer doble click sobre un documento se abre el archivo adjunto en edición. Si el uso principal que se le va a dar a R2 Docuo es consultar datos desde la ventana de detalles se puede configurar que al hacer doble click en lugar de abrir el archivo del documento se abra la ventana de detalles.

Para que este cambio tenga efecto hay que cerrar la aplicación de escritorio de R2 Docuo y volver a abrir.




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Añadir el nombre de la empresa y aviso legal en los envíos automáticos


R2 Docuo envía en los correos automáticos el nombre de la organización y un texto con el aviso legal. Tanto el nombre de la organización como el texto del aviso legar se puede personalizar.

En el caso del nombre de la organización hay que escribir el nombre de la empresa en el cuadro de texto.

Para personalizar el aviso legal se modifica el texto respetando siempre los códigos que aparecen delante y detrás del texto del aviso. Esos códigos.




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Opciones de publicación


Las opciones de publicación permiten seleccionar  cómo se comportará R2 Docuo al publicar un documento en el que la fecha del campo propiedades sea distinta a la fecha de hoy.




Cambiar la fecha a hoy y publicar

Al seleccionar esta opción cuando se publica un documento la fecha se cambia automáticamente por la de hoy.


Publicar con la fecha original del documento

Esta opción mantiene la fecha original del documento.


Preguntar al usuario

Si se selecciona esta opción al publicar un documento con fecha distinta a hoy aparece un cuadro de dialogo para seleccionar si se cambia o se mantiene la fecha.



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Secuencias de comunicación


Las secuencias de comunicación permiten identificar los correos que se han enviado en grupo a la vez con un código numérico. Estas secuencias sólo son útiles en los correos de avance en grupo.


Las secuencias se añaden desde el paso "Correos automáticos" del asistente de categorías añadiendo la etiqueta <@ComunicaciónId> en el asunto del correo.



El botón "Abrir" muestra todas las etiquetas de sustitución creadas y permite definir cuál será el siguiente número que asigne el identificador.



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Código de documentos


Por defecto en R2 Docuo los códigos de los documentos están compuestos por 6 dígitos. Con esta opción se puede personalizar el número de dígitos que compondrá le código del documento.




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Listas desplegables


Los campos tipo lista con búsqueda tienen que llevar asociada una lista desplegable que sirva como origen de los datos.




Crear una lista nueva

Con el botón "Abrir" se abre el administrador de listas desplegables desde el que se pueden crear nuevas listas, añadir valores a las listas creadas, establecer seguridad sobre la creación y modificación de valores en las listas y eliminar las listas creadas.



El botón "+ Nuevo" abre la ventana para crear una nueva lista desplegable. En el campo "Nombre" se establece el nombre que tendrá la lista.




Crear valores dentro de la lista

Desde la ventana de la lista, pulsando el botón "+ Nuevo" se añaden los valores de la lista.



Una vez se han añadido todos los valores de la lista se guardan los cambios con el botón aceptar.




Establecer seguridad para la creación y edición de valores en las listas desplegables

En la pestaña "Seguridad" de las listas desplegables se define que usuarios o grupos de usuarios pueden crear o modificar los valores de las listas desde la ventana de detalles del documento.


El administrador de permisos de las listas está dividido en dos partes, en la parte superior se añaden los usuarios o grupos de usuarios que pueden crear valores nuevos en las listas desplegables y en la parte inferior se añaden los usuarios o grupos de usuarios que pueden modificar los valores de las listas.

Si la seguridad se deja vacía cualquier usuario podrá crear o modificar los valores.




Eliminar listas o valores de una lista

Para eliminar una lista desplegable o un valor de lista hay que seleccionar el registro a eliminar y pulsar el botón eliminar de la barra de botones.

Aparece un mensaje para confirmar la eliminación, tras aceptar se elimina el registro seleccionado.



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Integración con aplicaciones externas


En el caso de tener programadores en la empresa R2 Docuo se puede integrar con programas de contabilidad, un ERP, una intranet corporativa o cualquier otro software gracias al API de R2 Docuo.


Se puede mostrar información de un proceso en la web corporativa, cargar o descargar documentos, generar un asiento contable automáticamente o importar una lista de clientes. Las posibilidades son infinitas.
Con el API de R2 Docuo se puede avisar a otros programas al llegar un estado concreto de un proceso o intercambiar información con ellos de cualquier manera.


Para obtener más información se puede solicitar la documentación del API de R2 Docuo desde el área de cliente del sitio web de R2 Docuo mediante un ticket de soporte.


Si se va a usar el API de R2 Docuo desde aquí se generan los permisos y se autoriza a los usuarios para aplicaciones externas.


Primeros pasos - Documentación de R2 docuo

Documentación de R2 docuo
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Primeros pasos

Índice


1  Cómo está organizada la ayuda

2  Qué se necesita para empezar

3  Cómo descargar la aplicación de escritorio de R2 Docuo

4  Cómo cargar documentos

5  Cómo crear usuarios y colaboradores adicionales

6  Cómo acceder al portal web de R2 Docuo

7  Cómo personalizar el portal web de R2 Docuo

8  Cómo crear una categoría de documentos con su flujo de trabajo

9  Cómo obtener soporte


Cómo está organizada la ayuda


Comenzando

Esta sección muestra  los primeros pasos para utilizar R2 Docuo. Es una guía de inicio rápido para empezar a utilizar la herramienta en pocos minutos.

La aplicación de escritorio

En esta sección se puede encontrar información detallada sobre cómo usar la aplicación de escritorio de  R2 docuo para compartir, editar o eliminar documentos así como asignar categorías a los documentos o moverlos a través de los distintos estados de un proceso.

El portal web

Esta sección muestra información detallada sobre cómo usar el portal web de R2 Docuo así como las funcionalidades que se pueden llevar a cabo desde el mismo.

Guía del administrador

En esta sección se muestra como crear nuevas carpetas, categorías,  usuarios o colaboradores, establecer permisos así como las principales opciones de configuración de la herramienta.


Qué se necesita para empezar


Para comenzar a usar R2 Docuo se necesita un identificador de repositorio, un usuario y una contraseña.

Si el titular del servicio aún no dispone de estos datos puede registrarse en el área de cliente del sitio web de R2 Docuo y seguir los pasos que se indican para obtener los datos de acceso.

Los usuarios o colaboradores de  un repositorio existente pueden solicitar esta información al administrador de la aplicación.


Cómo descargar  la aplicación de escritorio de R2 Docuo


  1. Descargar R2 Docuo desde el sitio web de R2 Docuo.
  2. Ejecutar el programa.
  3. Una vez iniciado el proceso de instalación aceptar todas las configuraciones por defecto pulsando "siguiente".
  4. Al finalizar la instalación hacer doble clic en el icono de R2 Docuo que se habrá creado en el escritorio.
  5. Introducir el usuario y contraseña con el que se ha hecho el registro para comenzar el periodo de prueba.


Cómo cargar documentos


Desde la aplicación de escritorio de R2 Docuo hay que seleccionar la carpeta en la que se van a subir los documentos  y arrastrarlos desde el equipo a la lista de resultados.

Para más información consultar aquí.


Cómo crear usuarios y colaboradores adicionales


Los usuarios/ colaboradores se crean desde la aplicación de escritorio de R2 Docuo en tres sencillos pasos:

  1. Desde  la ventana principal de la aplicación de escritorio de  R2 Docuo en el botón llave inglesa abrir  el administrador de usuarios o colaboradores según corresponda.
  2. Pulsar el botón "Nuevo usuario".
  3. Rellenar los datos que se solicitan y aceptar.

Para más información consultar aquí.


Cómo acceder al portal web de R2 Docuo


  1. Navegar a https://portal.r2docuo.com/nombredelrepositorio
  2. Poner el usuario y la contraseña y acceder.

Para más información consultar aquí.


Cómo personalizar el portal web de R2 Docuo


  1. Desde "Mi cuenta" en el espacio de cliente del sitio web de R2 Docuo pulsar "Configurar".
  2. En el apartado Apariencia pulsar "Cambiar apariencia".
  3. Realizar los cambios deseados y guardar.


Cómo crear una categoría de documentos con su flujo de trabajo.


  1. Desde el árbol de categorías de la aplicación de escritorio de R2 Docuo (carpeta morada) abrir el administrador de categorías pulsando el botón tuerca.
  2. Pulsar "Nueva categoría".
  3. Poner el nombre y el código deseado.
  4. Si es necesario crear campos  y atributos.
  5. En el paso proceso marcar el check "Definir un proceso para esta categoría".
  6. Modificar el nombre de los estados y transiciones haciendo doble clic sobre ellos y finalizar.

Para más información consultar aquí.


Cómo obtener soporte


Dentro de la sección 'Mi cuenta' del área de clientes del sitio web de R2 Docuo en el apartado "Soporte" se  pueden notificar incidencias sobre la aplicación o consultar los tickets abiertos.