Índice


1  Apariencia de la pestaña anexos

2  Qué son los anexos

3  Cómo cargar anexos

4  Cómo editar anexos

5  Como descargar anexos

6  Clasificar los anexos en carpetas

7  Cómo eliminar anexos

8  Otras acciones sobre los anexos

9  Cómo diferenciar los documentos que tienen anexos


1

Apariencia de la pestaña anexos


La pestaña anexos se compone de la barra de botones y la lista de resultados.



En la barra de botones se muestran los botones con las acciones que se pueden llevar a cabo sobre los anexos.


Según el tipo de anexo que se seleccione los botones de la barra varían ya que cada documento tiene asociado un tipo de acción distinta. Por ejemplo los anexos Microsoft Orífice se pueden convertir a PDF.



Qué son los anexos


Los anexos son documentos adicionales al documento principal, del mismo modo que es posible adjuntar  anexos a un e-mail, R2 Docuo permite adjuntar anexos a los documentos almacenados. De esta forma  al consultar el documento principal en la misma ventana se pueden ver los anexos adjuntos.


Los anexos a todos los efectos se comportan como un archivo, tienen control de cambios, se pueden añadir a favoritos, aparecen en la ventana de recientes, si se eliminan van a la papelera, etc...



Cómo cargar anexos


Los anexos se cargan desde la pestaña anexos de la ventana de detalles del documento con el botón "Cargar archivos".



El botón "Cargar archivos" abre el explorador de archivos del equipo para seleccionar los documentos que se van a subir a anexos.



Los anexos comenzarán a subir, una vez finalizada la carga los anexos quedan almacenados en la ventana de detalles de R2 Docuo.




Otras formas de cargar anexos

Arrastrando desde el equipo

También es posible cargar anexos arrastrando desde el equipo  a la pestaña anexos de un documento.


Los pasos a seguir son iguales que en el punto anterior pero en lugar de usar el botón "Cargar documentos" se arrastran los documentos a la lista de resultados de la pestaña anexos.


Arrastrando desde Microsoft Outlook


Seleccionando correos o documentos adjuntos a un correo y arrastrando a lista de resultados de la pestaña anexos.


Escaneando documentos


Si el equipo desde el que se accede a R2 Docuo tiene un escáner conectado es posible escanear el documento y subirlo automáticamente a anexos.


Para más información sobre cómo escanear documentos pulsar aquí.


Arrastrando archivos desde Docuo


Es posible mover documentos de una carpeta o categoría de R2 Docuo a la pestaña anexos de un documento, sólo hay que seleccionar el documento en R2 Docuo y arrastrarlo a la pestaña anexos.

Al arrastrar el documento desde R2 Docuo a los anexos se elimina de la vista de carpetas y categorías, pasa de ser un documento a ser un anexo.



Cómo editar anexos


La edición de anexos se hace de la misma forma que se edita cualquier documento almacenado en R2 Docuo, se hace doble clic sobre el anexo  y  se abre en edición.



Una vez realizados los cambios se guardan los cambios y se cierra el anexo.


Para más información sobre la edición pulsar aquí.



Cómo descargar anexos


Los anexos almacenados se pueden descargar al equipo usando las opciones del menú de anexos.


Para descargar anexos hay que seleccionarlos y en las opciones del menú de anexos elegir "Guardar como".



Se abre la ventana del explorador de archivos para seleccionar donde se van a descargar los anexos.



Al finaliza la descarga los anexos estarán guardados en la ubicación seleccionada.


Clasificar los anexos en carpetas


R2 Docuo permite clasificar los anexos en carpetas dentro de la pestaña anexos.


El botón "Nueva carpeta" sirve para crear carpetas dentro de la pestaña anexos y organizar los anexos de forma más efectiva.



Para mover anexos dentro de una carpeta hay que seleccionar los anexos y arrastrarlos a la carpeta destino



Al finalizar el anexo seleccionado se mueve de la lista a la carpeta destino.




1

Cómo eliminar anexos


Los anexos se eliminan desde la pestaña anexos de la ventana de detalles.


Para eliminar anexos hay que seleccionarlos y, manteniendo la selección, pulsar el botón "Eliminar" de la barra de botones.



Aparece un aviso para confirmar si se van a eliminar los anexos.



Tras aceptar el aviso se eliminarán los anexos seleccionados y se enviarán a la papelera de reciclaje.


Otras formas de eliminar anexos

Otra forma de eliminar anexos es pulsando el botón "Supr" con el anexo a eliminar seleccionado.


Los pasos a seguir son los mismos que en el punto anterior pero en lugar de usar el botón "Eliminar" se pulsa el botón "Supr" del teclado del equipo.


También se pueden eliminar anexos abriendo las opciones del menú de documentos con el botón derecho del ratón y seleccionando "Eliminar".



Aparece un mensaje para confirmar si se van a eliminar los documentos, tras aceptar el aviso se eliminan los documentos seleccionados.


Otras acciones sobre los anexos



Renombrar anexos

La acción de renombrar anexos se hace desde la pestaña anexos con el menú de opciones del anexo.


Para cambiar el nombre a un anexo hay que seleccionarlo con el botón derecho del ratón para abrir las opciones del menú. En las opciones del menú seleccionamos "Renombrar".



Se abrirá una ventana para establecer el nuevo nombre de anexo.



Al aceptar los cambios se modificará el nombre del anexo.



Marcar anexos como favoritos

Al igual que sucede con cualquier documento R2 docuo permite marcar los anexos como favoritos pinchando en el icono con forma de estrella que aparece al poner el ratón sobre el nombre del anexo.



Al marcar el anexo como favorito aparecerá en la vista de favoritos con un icono en forma de clip a la izquierda del nombre.



Para más información sobre la vista de favoritos pulsar aquí.


Enviar anexos por mail

Seleccionando los anexos con el botón derecho del ratón se pueden enviar por mail como adjuntos a un correo.  


Al seleccionar los anexos con el botón derecho del ratón se abre un menú de opciones, con la opción "Enviar por correo electrónico"  se genera un correo con los anexos seleccionados como adjuntos.



Firmar anexos

Los documentos de tipo PDF se pueden firmar digitalmente, para esto el repositorio tiene que tener firmas electrónicas creadas.


Para más información sobre las firmas electrónicas en R2 Docuo pulsar aquí .  


Al seleccionar los anexos de tipo PDF con el botón derecho del ratón se abre un menú de opciones, para firmar el documento se elige la opción "Firmar..."



Al seleccionar "Firmar" el documento se firma digitalmente y aparece un icono con forma de candado a la derecha del nombre.




1

Cómo diferenciar los documentos que tienen anexos


Desde la lista de resultados los documentos que tienen anexos se distinguen por que a la derecha del nombre aparece un icono con forma de clip y el número de anexos que tiene.



Desde la ventana de detalles en la pestaña anexos aparece el número de anexos que tiene el documento, si aparece vacío es que no tiene ningún anexo asociado.