Glosario

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Archivo principal: El archivo principal de un documento, hace referencia al fichero binario (por ejemplo Oferta.pdf o Contrato.docx o Fachada.jpeg) que contiene su información principal.

El archivo principal de un documento se muestra en la parte inferior de su ventana de detalles.

El archivo principal puede tener o no control de versiones.

El archivo principal siempre tiene control de cambios.

Las categorías Docuo pueden tener o no archivo principal. Si no lo tienen, sus documentos son realmente fichas de datos. Si lo tienen, sus documentos son archivos con metadatos adjuntos.

Por defecto, si un documento tiene archivo principal, Docuo abrirá dicho archivo cuando el usuario haga doble clic en el mismo (Windows). Para ver su ventana de detalles el usuario deberá utilizar el botón derecho del ratón u otros procedimientos (ver ventana de detalles). Este comportamiento puede modificarse en la categoría del documento.

Asistente de categorías: El Asistente de Categorías es una pantalla Docuo que permite configurar todos los aspectos de una categoría de documentos.

Está dividido en los pasos: Categoría, Proceso, Campos, Plantillas, Formularios, Correos, Vista, Control y Permisos.

Sólo los usuarios con privilegios de administración de una categoría pueden acceder al asistente de categorías de la misma.

Sólo un usuario Docuo puede utilizar el asistente de categorías en cada momento en cada repositorio.

Árbol de navegación: Es la zona del interfaz que permite seleccionar lo que desea verse en la lista de resultados. Muestra el botón de inicio y, opcionalmente, los botones que dan acceso a la vista por carpetas (amarillo), categorías (morado) y consultas (verde). Dentro de cada una de estas vistas (inicio, carpetas, categorías y consultas), el árbol de navegación permite explorar su estructura y contenido.

Área de notificaciones: Desde el área de notificaciones el usuario puede ver en un único lugar todos los comentarios, recordatorios o tareas que se le han enviado, así como acceder a los documentos donde se han creado.

El área de notificaciones está accesible desde el icono campana de la barra de navegación principal de Docuo. Este icono tendrá superpuesto un número en color rojo cuando existan elementos sin leer.

Desde el área de notificaciones es posible marcar elementos como leidos, marcar tareas como completadas, o acceder rápidamente al documento relacionado haciendo doble clic sobre el elemento correspondiente.

Barra de búsqueda: R2 Docuo permite buscar rápidamente documentos por su nombre, descripción, ruta o por cualquier valor almacenado en sus metadatos. Para utilizar la barra de búsqueda, basta con comenzar a escribir sobre la misma, al estilo de cualquier buscador. Existen dos modos de búsqueda: la búsqueda local (por defecto) sólo busca en el elemento seleccionado en el árbol de navegación, la búsqueda local (debe seleccionarse al buscar) busca en todo Docuo.

Campos de datos: Los campos de datos (también llamados metadatos) son contenedores de información que se encuentran en la ventana de detalles de un documento Docuo y están asociados al mismo.

Algunos ejemplos de campos son: Nombre, Descripción, Fecha, Cliente, Proyecto, Dirección o Teléfono.

Los usuarios pueden introducir valores en estos campos mediante la ventana de detalles de los documentos o mediante formularios habilitados al efecto.

Cada categoría Docuo tiene asignados sus campos de datos. De este modo una categoría de ofertas puede tener el campo «Precio» y una categoría de contratos puede tener el campo «Fecha de vencimiento».

Los campos de datos están organizados en grupos de campos con nombre, por ejemplo «Datos del cliente» o «Datos de la oferta». Todos los documentos Docuo tienen un grupo de campos común llamado «Propieades» con algunos campos de sistema (Código, Nombre, Descripción, Fecha, Ruta, Color, etc.).

Los campos de datos pueden ser de los siguientes tipos: texto, número, moneda, fecha, tiempo, archivo, usuarios/colaboradores, firma manuscrita, lista desplegable, lista desplegable con búsqueda, lista desplegable a otra categoría (LDAOC), campo relacionado de otra categoría o información de proceso.

Categoría de documentos: Las categorías permiten separar los documentos por «tipo», rellenar metadatos donde se almacena su información importante, así como asignar un proceso que defina los distintos estados en los que pueden encontrarse los documentos de ese tipo en el flujo de trabajo de la organización.

Es importante recalcar que, aunque un documento esté asignado a una categoría, continua estando almacenado en una carpeta.

Algunos ejemplos de categoría son: Ofertas, Contratos, Pedidos, Reclamaciones, No conformidades, Artículos, Expedientes, Clientes, Proveedores. Los usuarios administradores en Docuo, pueden crear sus propias categorías de documentos sin necesidad de conocimientos técnicos.

Control de cambios: El control de cambios es una característica que guarda una copia del archivo principal de un documento, cada vez que este se modifica y guarda.

Esta característica está activada para todos los documentos con archivo principal en Docuo y no puede ser desactivada.

Es posible consultar el control de cambios de un documento en cualquier momento.

Control de versiones: El control de versiones es una característica que registra los cambios realizados sobre un documento a lo largo del tiempo de manera formal (versión 1.0, 1.1, 2.0, etc.).

El control de versiones puede activarse o desactivarse para cualquier categoría Docuo que tenga archivo principal.

Cuando una categoría Docuo tiene control de versiones, su archivo principal en la ventana de detalles se desdobla en dos campos: Borrador y Versión publicada. Los usuarios pueden trabajar en el borrador hasta que el documento está listo. Entonces utilizan la acción Publicar.

Cuando un documento se publica, se copia desde el campo Borrador al campo Versión publicada. Desde ese momento el documento publicado, que tiene un número de versión asignado (por ejemplo 1.0), no se puede modificar, normalmente se convierte a PDF en este proceso.

Para hacer cambios en un documento publicado, debe utilizarse la acción Versionar. Esto creará una nueva versión del documento (por ejemplo la 1.1) que aparecerá en el campo borrador para ser editada.

Cuando este nuevo borrador (1.1) se publique, la antigua versión publicada (1.0), quedará obsoleta. Es posible consultar el histórico de versiones de un documento en cualquier momento.

Cuenta de colaborador: Las cuentas de colaborador son similares a las cuentas de usuario salvo por estar restringidas a las funcionalidades de compartir archivos (cargar, descargar, editar, reemplazar).

Como contrapunto a sus limitaciones, las cuentas de colaborador tienen un precio inferior en todos los planes de licencia de Docuo a las cuentas de usuario. Las cuentas de colaborador se contratan en paquetes de 50 cuentas en todos los planes de licencia de Docuo.

Es posible aumentar las capacidades de las cuentas de colaborador temporalmente (para un documento o proceso concreto) utilizando Créditos Docuo.

La regla general es que los empleados de una organización necesitarán una cuenta de usuario de Docuo y las personas externas como clientes o proveedores tendrán suficiente con una cuenta de colaborador. No obstante, si algunos empleados no utilizan las características avanzadas de gestión documental y control de procesos de Docuo, o tienen un acceso muy limitado al sistema, es posible utilizar para ellos cuentas de colaborador.

Cuenta de usuario: Las cuentas de usuario permiten a una persona física acceder a Docuo mediante sus credenciales de acceso (usuario y contraseña).

Las cuentas de usuario (los usuarios) pueden ser asignadas a grupos. Si una cuenta de usuario se añade al grupo «Administradores», adquiere los privilegios de administrador de Docuo y puede por tanto configurar el sistema, incluyendo los permisos y la seguridad.

Docuo Business: Ver Edición del producto

Docuo Enterprise: Ver Edición del producto

Docuo Professional: Ver Edición del producto

Edición del producto: Existen tres ediciones (versiones) de Docuo: Professional, Business y Enterprise.

La edición Enterprise tiene disponibles todas las funcionalidades de Docuo. Las ediciones Professional y Business tienen limitadas algunas de ellas.

Puede obtenerse información detallada de estas limitaciones en la página de precios del producto.

Editor de categorías: Ver Asistente de categorías

Estado: Los estados son los diferentes pasos de un proceso. Por ejemplo, en un proceso de ofertas, los diferentes estados podrían ser: «En creación», «Enviada», «Aceptada» y «Rechazada».

En el diagrama del proceso, los estados se representan en forma de círculos.

Existen tres tipos de estados:

Los estados iniciales son aquellos a los que no llega ninguna transición. En Docuo, cada proceso sólo puede tener un estado inicial. Los estados iniciales se representan en el diagrama de proceso con un anillo doble de color blanco.

Los estados finales son aquellos de los que no parte ninguna transición (fondo de saco),. En Docuo, un proceso puede tener varios estados finales. Los estados finales se representan en el diagrama de proceso con un anillo doble de color gris.

Los estados internemedios, son aquellos de los que parte y a los que llega al menos una transición. Los estados intermedios se representan en el diagrama de proceso con un anillo simple.

En un proceso Docuo es posible configurar acciones automáticas al entrar o salir de un estado.

Los procesos en Docuo pueden tener un máximo de 15 estados.

Expresión regular: Una expresión regular es una herramienta de búsqueda avanzada para textos que permite decidir si un texto cumple una condición o no. Imagina que tienes una caja llena de letras y quieres encontrar todas las palabras que comienzan con «casa». En lugar de revisar una por una, una expresión regular te permite crear un patrón de búsqueda, que identifica automáticamente todas las palabras que cumplen con ese patrón. El patrón consiste en una serie de símbolos que determinan la condición. Crear expresiones regulares requiere un conocimiento de programación intermedio y no está en el alcance de esta documentación. Recomendamos buscar tutoriales fuera de este centro de ayuda.

Flujo de trabajo: Ver proceso.

Lista de resultados: Es el área en la que se muestran los documentos contenidos en la carpeta, categoría o consulta seleccionada en el árbol de navegación.

Metadatos: Ver Campos de datos.

Papelera de reciclaje: Es el lugar en el que se almacenan los documentos temporalmente cuando son eliminados por los usuarios. Se accede a ella desde un icono en la barra de navegación principal. Los archivos de la papelera pueden restaurarse o eliminarse definitivamente de forma manual. Si no se lleva a cabo ninguna acción sobre ellos, se eliminan definitivamente transcurridos 30 días (este tiempo puede configurarse en las opciones de Docuo).

Proceso: El proceso es el ciclo de vida que siguen los documentos de una categoría (tipo) en la organización. El proceso está formado por estados, que son los pasos de los que se compone, y de transiciones, que son las acciones que permiten cambiar de estado.

Repositorio: Un repositorio R2 Docuo es un contenedor independiente de documentos que está identificado por un nombre único. Para acceder a R2 Docuo siempre necesitarás saber el nombre del repositorio al que deseas conectar, un usuario y una contraseña del mismo. Puedes crear varios repositorios para tu organización.

Titular del servicio: El titular del servicio Docuo, es el usuario con más privilegios del sistema (un super-administrador). Normalmente es la persona que contrata el servicio Docuo y representa a la organización cliente.

El titular del servicio puede crear Tickets de Soporte, solicitar cambios en su licencia, así como administrar la seguridad del resto de usuarios.

El titular del servicio siempre es miembro, al menos, del grupo de usuarios «Administradores».

Transición: Las transiciones representan una acción en un proceso Docuo que permite cambiar el estado de un documento.

Las transiciones siempre tienen un estado origen y un estado destino.

Las transiciones se representan en los diagramas de proceso Docuo mediante una flecha que une dos estados.

Cuando un usuario utiliza la acción «Avanzar» sobre un documento, debe seleccionar una de las transiciones que tengan como origen el estado actual del documento. Entonces se entiende que el usuario ejecuta la transicicón y el documento pasa a estar en el estado destino de la misma.

Es posible configurar acciones automáticas al ejecutar una transición.

Valor Booleano: Se trata de un campo, o resultado de fórmula que solo puede tener dos posibles valores: verdadero (true) o falso (false).

Ventana de detalles: Al igual que en una biblioteca existe una ficha para cada libro, en Docuo existe una ventana de detalles para cada documento que muestra toda la información disponible del mismo. Esto incluye sus versiones, sus campos de datos (metadatos), sus anexos y sus elementos de colaboración (actividad) tales como recordatorios, comentarios o tareas.

Para abrir la ventana de detalles de un documento, en Docuo para Windows debe seleccionarse primero el documento y posteriormente pulsar el icono «Detalles». También puede utilizarse el menú contextual (botón derecho) sobre el documento. Si la categoría a la que pertenece el documento no tiene archivo principal, o ha sido configurada para abrir siempre la ventana de detalles en primer lugar, puede accederse a la misma mediante doble clic.

Vista de favoritos: Muestra la lista de documentos marcados como favoritos por el usuario. Se accede a ella mediante un icono de estrella en la barra principal de navegación de Docuo.

Vista de navegación por carpetas: Muestra todos los documentos que el usuario puede ver, organizándolos por la carpeta en la que se encuentran, del mismo modo que cualquier explorador de archivos. En la parte superior del árbol de carpetas está la carpeta raíz, que siempre se llama como el identificador del repositorio al que se ha accedido.

Vista de navegación por categorías: En Docuo los archivos, además de estar almacenados en una carpeta, pueden pertenecer a una categoría. La vista de navegación por categorías muestra los documentos clasificados por la categoría a la que pertenecen, independientemente de la carpeta en la que estén almacenados.

Vista de navegación por consultas: Esta vista muestra los documentos según los parámetros o condiciones dadas en consultas creadas por el usuario. La vista de navegación por consultas muestra dos grandes grupos de consultas: Las creadas por el propio usuario y las configuradas para todos los usuarios del repositorio.

Vista de recientes: Muestra los 50 últimos documentos añadidos, consultados o modificados por el usuario. Lo más reciente primero. Se accede a ella mediante el icono reloj en la barra principal de navegación de Docuo.

Workflow: Ver proceso.