De forma predeterminada, los colaboradores en Docuo no tienen acceso a los metadatos de un documento, ya que estas cuentas están principalmente destinadas al intercambio de archivos.
La funcionalidad descrita en este artículo conlleva un coste en créditos Docuo
No obstante, es posible habilitar el acceso de los colaboradores a los metadatos de un documento a través de formularios de visualización y edición de metadatos. Esto es posible activando mejoras de revisión externa sobre los documentos.
Estas mejoras tienen un coste en créditos Docuo y habilitan temporalmente un documento para que sus metadatos sean editados por colaboradores mediante formularios durante ese tiempo:
Con una mejora de revisión externa cualquier número de colaboradores, puede visualizar y modificar los metadatos o cambiar el estado de un único documento, cualquier número de veces durante 30 días.
¿Cómo acceden los colaboradores al formulario de un documento?
Mediante el envío del enlace a través de un email, notificación o sms
Si tienes un flujo de trabajo habilitado que envía correos electrónicos cuando un documento cambia de estado, puedes enviar a colaboradores y anónimos un email con el enlace que permite el acceso a los formularios de edición y visualización de metadatos:
A través del interfaz de Docuo
Cuando en una categoría de documentos existe al menos un formulario de edición y visualización de metadatos, si un colaborador que tiene acceso a Docuo trata de abrir un documento, se le presentará una ventana en la que puede elegir la forma de abrirlo:
En este ejemplo, el documento que está abriendo el colaborador pertenece a la categoría ofertas. Esta categoría tiene archivo principal y, además, dispone de un formulario de visualización y edición de metadatos que está disponible para este documento.
Si el colaborador hace clic en la primera opción, abrirá el documento PDF.
Si el colaborador hace clic en la segunda opción, se le presentará el formulario de visualización y edición de metadatos, que en este caso le permite solicitar cambios a una oferta enviada:
¿Y si la categoría no tiene archivo principal?
Normalmente, si una categoría no tiene archivo principal, los colaboradores no pueden ver los documentos de esta categoría, salvo que estos tengan un formulario de visualización y edición de metadatos disponible.
Si la categoría tiene al menos un formulario de visualización y edición de metadatos, los colaboradores si podrán tener acceso a los documentos que tengan dicho formulario disponible.
Al hacer doble clic sobre ellos, siempre se abrirá el formulario de visualización y edición de metadatos directamente, ya que no existe archivo principal.
El formulario de visualización y edición de metadatos, actua en este caso como una ventana de detalles para los colaboradores.
Ten en cuenta que si tu formulario sólo está disponible en algunos estados, los colaboradores no podrán abrir o visualizar los documentos que estén en un estado distinto.
¿Cuánto cuesta el acceso de los colaboradores a los formularios de visualización y edición de metadatos?
Cada vez que un colaborador accede a un formulario de visualización y edición de metadatos de un documento, está activando una mejora de revisión externa sobre ese documento.
Esta mejora permite que las personas sin cuenta de usuario (anónimos y colaboradores) puedan ver o modificar los metadatos de ese documento, o cambiarlo de estado usando formularios.
La mejora de revisión externa sobre un documento, habilita cualquier número de aperturas y envíos de formularios de visualización y edición de metadatos sobre ese documento durante los próximos 30 días.
El documento puede ser revisado por cualquier número de colaboradores durante ese tiempo.
La activación de una mejora de revisión externa tiene un coste en créditos Docuo que se descontarán de tu saldo en el momento de la activación.
Puedes consultar el coste en créditos de las mejoras de revisión externa en la página de precio del sitio web de Docuo.
Debes disponer de saldo disponible de créditos Docuo para poder activar una mejora de revisión externa. Si tu saldo es insuficiente, la mejora no se activará y los colaboradores no podrán acceder a los formularios.