Los huecos de firma o placeholders en un documento, son lugares específicos donde se predefine la ubicación y el tamaño en el que el usuario reflejara su nombre, o el trazo de su firma, durante la firma electrónica.
Cuando se firma un documento mediante la firma electrónica avanzada (eSignature) de R2 Docuo o con un certificado electrónico (eCertificate), existen dos posibilidades:
- Que el documento provenga de una plantilla Microsoft Word de R2 Docuo, en la cual se han dibujado huecos de firma.
- Que el documento sea cargado directamente por un usuario en formato PDF.
En el segundo caso, los huecos de firma no están definidos y, si se intenta firmar el documento con Docuo, el nombre del firmante aparecerá siempre en la última página del documento, en la parte inferior a la derecha.
Cómo dibujar los huecos de firma en un documento cargado directamente por el usuario
Abre la ventana de detalles del documento y localiza el Archivo Principal del mismo en la parte inferior.
A continuación, haz «Botón derecho» sobre el archivo y elige la opción «Editar recuadros de firma»:
Aparecerá una pantalla como la siguiente:
El primer paso es seleccionar la firma para la cual se desean configurar los huecos. En la parte superior se encontrará un menú desplegable «Selecciona un firmante» que muestra firmas de dos tipos: Firma Electrónica Avanzada (eSignature) y Firma con certificado Electrónico (eCertificate).
La estilográfica hace referencia a formularios de firma (eSignature) y el candado a certificados digitales.
Cómo dibujar un hueco para una firma eSignature
Seleccionamos en el espacio de «Selecciona un firmante» al Firmante 1 y pulsamos «Añadir hueco de firma» para dibujar un rectángulo sobre el documento:
Podemos utilizar el ratón para cambiar la ubicación y el tamaño del hueco.
Es posible añadir varios huecos de firma para el mismo firmante, en diferentes páginas y posiciones del documento.
Una vez hemos terminado, pulsamos «Guardar» y el documento ya está listo para su firma con eSignature.
Si deseamos cambiar la posición de un hueco existente más tarde, podemos hacerlo siguiendo el mismo procedimiento.
Cómo forzar que R2 Docuo pregunte los huecos de firma al utilizar un formulario de firma electrónica.
Al configurar un formulario de firma en R2 Docuo, puedes escoger cómo quieres que se comporte dicho formulario respecto a la existencia de los huecos de firma:
Si seleccionamos «Preguntar al usuario» en el parámetro de qué hacer «Si no se encuentran huecos de firma«, R2 Docuo le pedirá a los usuarios que cumplimenten los huecos antes de poder enviar un documento para firmarlo mediante este formulario.
Cómo dibujar un hueco para una firma eCertificate
En «Selecciona un firmante» escogemos un certificado y pulsamos «Añadir hueco de firma» para dibujar un rectángulo sobre el documento para ese certificado en concreto:
Podemos utilizar el ratón para cambiar la ubicación y el tamaño del hueco.
Es posible añadir varios huecos de firma para el mismo certificado, en diferentes páginas y posiciones del documento. Esto quedará reflejado en la información de hueco de firma que podemos ver en la parte superior derecha de nuestra imagen.
Los certificados digitales que aparecen en la lista, son aquellos que se han cargado previamente en el administrador de firmas electrónicas de R2 Docuo. No aparecerán certificados instalados en su propio equipo. Si desea crear un hueco para un certificado cualquiera (incluyendo aquellos que no hayan sido cargados en R2 Docuo), utilice «cualquier certificado».
Una vez hemos terminado, pulsamos «Guardar» y el documento ya está listo para su firma con eCertificate.
Es posible añadir un hueco de firma para un “Certificado Genérico”, lo que permite configurar el documento para que sea firmado en un espacio específico por el primer certificado que intervenga, sin necesidad de asignar previamente un firmante concreto.
Firma documentos con eCertificate
Para poder firmar el documento haz «Botón derecho» sobre el archivo y elige la opción «Firma electrónica cualificada (eCertificate)»:
Aparecerá una pantalla como la siguiente:
Seleccionamos la firma para que la que previamente habíamos configurado el hueco de firma, y aparecerá la siguiente pantalla:
Pulsamos «Firmar» y el documento ya esta firmado con nuestro certificado en el hueco que habíamos predefinido previamente.