Una vez conectado el asistente a tu repositorio, no hay comandos que aprender: preguntas en lenguaje natural y el asistente decide qué consultar. Este artículo recoge qué tipo de preguntas sabe responder, con ejemplos, y la relación completa de herramientas que el conector publica.
Si aún no lo has conectado, empieza por El conector de IA de R2 Docuo.
Empieza preguntando qué puede hacer
La forma más rápida de orientarte es preguntárselo directamente:
¿A qué repositorio de R2 Docuo estás conectado y qué puedes hacer en él?
El conector le responde con el repositorio en uso, los módulos instalados y sus capacidades. Como las herramientas dependen de la configuración de cada repositorio, esta respuesta es siempre más exacta que cualquier lista general.
Buscar y encontrar
Cuando no sabes dónde está algo, descríbelo y deja que lo busque en todo el repositorio.
- «Busca el contrato de Acme.»
- «¿Tenemos algo firmado con este proveedor?»
- «Encuéntrame el documento donde aparece esta referencia.»
La búsqueda funciona por principio de palabra, igual que en Docuo: «fact» encuentra «factura», pero «tura» no. Si no encuentra nada, el conector pide una sugerencia al índice del repositorio y reintenta una vez; cuando eso pasa, el asistente debe avisarte de que buscó una palabra distinta de la que escribiste.
Listar con las columnas que necesitas
Puedes pedir listados por cualquiera de los ejes de Docuo —categoría, carpeta o consulta guardada— y también tus documentos recientes, tus favoritos o la papelera. Y puedes pedir columnas que el listado no muestre por defecto.
- «Dame los últimos 20 contratos con su fecha de vencimiento y su cliente.»
- «¿Qué hay en la carpeta de este cliente?»
- «Ejecuta la consulta de facturas pendientes.»
- «Las facturas de más de 1.000 euros de este trimestre, de mayor a menor importe.»
- «¿En qué he trabajado últimamente?»
Totales, recuentos y medias
Para preguntas sobre un conjunto entero —cuánto, cuántos, la media, el máximo— el conector calcula el resultado sin traerse los documentos uno a uno. Es la diferencia entre una respuesta fiable y una suma hecha sobre una lista recortada.
- «¿Cuánto facturamos por cliente el mes pasado?»
- «¿Cuántas incidencias hay en cada estado?»
- «¿Cuál es el importe medio de los pedidos de este año?»
- «Los cinco proveedores con más gasto acumulado.»
Lo que devuelven estas preguntas son grupos, no documentos: no tienen identificador y no se pueden abrir. Si quieres los documentos que hay detrás de una cifra, pídelos aparte.
Procesos: quién, cuándo y en qué estado
El conector lee la máquina de estados de una categoría —sus estados, cuál es el inicial, cuáles son finales y qué paso lleva de uno a otro— y también el historial de movimientos, con sus avances y sus vueltas atrás.
- «¿Qué estados tiene el proceso de contratos y qué pasos hay entre ellos?»
- «¿En qué estado está el pedido 1043 y qué puede hacerse ahora con él?»
- «¿Quién aprobó esta factura y cuándo?»
- «¿Cuántas incidencias cerró cada persona en agosto?»
- «¿Qué documentos se han devuelto atrás este mes?»
Un campo de fecha te dice cuándo pasó algo; quién lo hizo vive solo en el historial del proceso. Si preguntas por personas, el conector va al historial. Y ten en cuenta que muchos pasos los ejecutan automatismos, no personas: en ese caso la respuesta lo dirá.
Leer, ver y descargar un documento
Son tres cosas distintas y conviene pedirlas como tal:
- «¿Qué dice este contrato?» — extrae el texto del archivo, incluido el de documentos escaneados, y el asistente lo resume o lo cita.
- «Muéstrame el albarán.» — devuelve un enlace al visor de Docuo para verlo en pantalla.
- «Dame el enlace para descargar la factura.» — devuelve un enlace de descarga del archivo con su nombre real, válido para cualquier formato.
Los enlaces de descarga caducan en una hora y mueren con la sesión del conector. Si vuelves más tarde, pídelo otra vez y obtendrás uno nuevo.
Entender el diseño del repositorio
Útil sobre todo si te estás incorporando o si administras el repositorio:
- «¿Qué categorías de documentos hay y para qué sirve cada una?»
- «¿Qué campos tiene la categoría de facturas?»
- «¿Cómo está organizado el árbol de carpetas?»
- «¿Qué consultas guardadas tengo disponibles?»
Relación de herramientas
Estas son las herramientas que el conector publica a fecha de este artículo. No necesitas conocerlas para usarlo —el asistente elige por ti—, pero se publican aquí porque son la relación a la que se refiere la cláusula 16.2.c de los Términos y Condiciones.
Todas son de solo lectura salvo la última, que se marca como destructiva para que tu asistente te pida confirmación antes de ejecutarla.
| Herramienta | Qué hace | Marcado |
|---|---|---|
r2docuo_search | Busca documentos por texto en todo el repositorio. | Solo lectura |
r2docuo_list | Lista documentos de una categoría, una carpeta o una consulta guardada, y también recientes, favoritos y papelera, con las columnas y los filtros que se pidan. | Solo lectura |
r2docuo_summarize | Agrupa y calcula totales, recuentos, medias, máximos y mínimos sobre un conjunto, sobre los documentos o sobre sus movimientos de proceso. | Solo lectura |
r2docuo_document | Devuelve la ficha de un documento, y si se le pide, sus detalles, historial, versiones, actividad y anexos. | Solo lectura |
r2docuo_document_text | Extrae el texto del archivo de un documento: Word, PDF, hojas de cálculo y documentos escaneados. | Solo lectura |
r2docuo_document_preview | Devuelve el enlace al visor para ver el documento en pantalla. | Solo lectura |
r2docuo_document_download | Devuelve un enlace de descarga del archivo, con su nombre real y para cualquier formato. | Solo lectura |
r2docuo_process | Describe la máquina de estados de una categoría: estados, estado inicial, estados finales y pasos. Con un documento, además su estado actual y los pasos posibles. | Solo lectura |
r2docuo_transitions | Consulta el historial de movimientos de proceso, con filtros por paso, estado, persona, tipo y fechas, y agrupaciones. | Solo lectura |
r2docuo_categories | Enumera las categorías de documentos con su descripción. | Solo lectura |
r2docuo_fields | Enumera los campos de una categoría, con su grupo y su identificador. | Solo lectura |
r2docuo_folders | Recorre el árbol de carpetas por nombre. | Solo lectura |
r2docuo_queries | Enumera las consultas guardadas disponibles con su descripción. | Solo lectura |
r2docuo_about | Indica el usuario y el repositorio conectados, los módulos instalados y las capacidades disponibles. | Solo lectura |
r2docuo_repositories | Enumera los repositorios de la cuenta en los que se puede trabajar. No cambia nada. | Solo lectura |
r2docuo_switch_repository | Informa de los repositorios disponibles y, si se le indica uno, cierra la sesión para que puedas identificarte en él. | Destructiva |
A esta relación se suman las herramientas de los módulos que tengas instalados y las que tu repositorio publique por su cuenta, que varían de un repositorio a otro. Iremos incorporando herramientas nuevas de forma progresiva; si alguna se retira o cambia de forma incompatible, se avisa con al menos treinta días de antelación.
Límites que conviene conocer
- Los listados vienen paginados. Se devuelven 25 documentos por defecto y como máximo 200 de una vez. La respuesta avisa cuando la lista se ha cortado, y el asistente puede pedir la página siguiente. Para contar o sumar, es mejor preguntar por el total que pedir la lista.
- Una conexión trabaja con un repositorio, el que elegiste al autorizar. Para cambiar hay que volver a identificarse.
- No hay operaciones de escritura. Hoy el conector solo consulta: no crea, no modifica ni borra documentos.
- Tu asistente puede tener una lista de herramientas desactualizada. La toma al conectarse, así que si le faltan capacidades, elimina el conector y vuelve a añadirlo.
- El conector consume límites de uso. Una sola pregunta puede provocar varias consultas. Los límites incluidos en cada plan están en la página de precios.
Cómo sacarle mejor partido
- Nombra la categoría cuando la sepas. «Las facturas de venta de agosto» es más certero que «lo de agosto».
- Pide las columnas que quieres ver. Si necesitas el importe y el vencimiento, dilo: te los trae en el mismo listado en vez de abrir los documentos uno a uno.
- Aprovecha tus consultas guardadas. Si ya tienes una consulta que responde a la pregunta, mencionarla es el camino más corto y más fiable.
- Verifica las cifras que vayas a usar. Pídele que te diga de dónde sale un número y comprueba el listado que hay detrás antes de llevarlo a un informe.
Recuerda que las respuestas de un asistente pueden ser incorrectas, incompletas o inventadas aunque los datos de tu repositorio sean correctos, y que no tienen valor probatorio. Revísalas antes de fundamentar en ellas cualquier decisión. Los archivos y documentos probatorios de tu repositorio prevalecen siempre.