En Docuo, es posible utilizar fórmulas para calcular el valor de uno o varios campos de datos en una categoría.
El cálculo de fórmulas es un proceso costoso, ya que el sistema debe recuperar los datos necesarios para el cálculo (que a su vez pueden estar calculados por otras fórmulas), para todos los documentos de la categoría.
En categorías con muchos documentos, o con fórmulas complejas, el cálculo de fórmulas puede provocar una experiencia de uso degradada, con tiempos de espera y actualización elevados.
Para una buena experiencia de uso, reduce al máximo posible el número de fórmulas en tus categorías Docuo, así como la complejidad de las mismas. Esto repercutirá en tiempos de respuesta más rápidos para tus usuarios.
Cuando no se puede reducir el número de fórmulas o su complejidad, y la categoría tiene un flujo de trabajo configurado (un proceso con varios estados), es posible reducir el número total de cálculos, restringiendo los estados en los que la fórmula se calcula.
Configurar los estados en los que se calcula la fórmula de un campo
En la pestaña «Opciones» del campo, es posible establecer cuándo debe calcularse el resultado de una fórmula:
El valor por defecto es «Permanentemente», pero es posible cambiarlo a «En algunos estados». Este último es el valor recomendado para una mejor experiencia de uso.
En este ejemplo, limitamos el cálculo del campo «Total» de una oferta al estado «Creating» (en creación), ya que en las ofertas Enviadas al cliente, Aceptadas y Rechazadas, no se puede cambiar el precio.
De este modo, si en Docuo se almacenasen 1.000 ofertas (100 en creación, 200 enviadas al cliente, 400 aceptadas y 300 rechazadas), el sistema solo calculará y mantendrá actualizado para el campo «Total», los valores de las 100 ofertas que están en creación.
Los valores de las 900 ofertas restantes, se quedarán tal y como se calcularon la última vez que se encontraron en el estado «En creación», sin recalcularse de nuevo hasta que no regresen a este estado.
Esta sencilla configuración disminuirá los tiempos de espera de los usuarios cuando trabajen en esta categoría y en cualquier otra relacionada con esta.