Las cuentas de colaborador en Docuo están pensadas para personas externas a la organización (clientes, proveedores, externos, etc.) o que hacen un uso puntual de la herramienta.
La diferencia básica entre una cuenta de usuario y una cuenta de colaborador, es que las cuentas de colaborador están destinadas principalmente al intercambio de archivos (cargar, descargar, editar y reemplazar ficheros), y tienen restricciones en el resto de funcionalidades de Docuo.
No obstante, como veremos en este artículo, es posible saltarse algunas de esas restricciones puntualmente, mediante el uso de formularios y el consumo de créditos Docuo.
Como contrapunto a sus limitaciones, las cuentas de colaborador tienen un precio inferior al de las cuentas de usuario en todos los planes de licencia.
Las cuentas de colaborador se contratan en paquetes de 50 cuentas, no es posible contratar una cantidad inferior.
La regla general es que los empleados de una organización necesitarán una cuenta de usuario de Docuo y las personas externas como clientes o proveedores tendrán suficiente con una cuenta de colaborador.
¿Qué restricciones tiene una cuenta de colaborador?
A continuación se enumeran las restricciones más importantes de las cuentas de colaborador:
- En la vista de carpetas, no pueden ver carpetas vacías (que no contengan ningún archivo o subcarpeta visible para ellos).
- No pueden acceder a la vista de categorías documentales.
- No pueden acceder a la vista de consultas.
- No pueden acceder a la ventana de detalles de un documento, ni por tanto ver sus metadatos.
- De cada documento, sólo pueden visualizar los campos: Nombre, Descripción, Fecha de modificación, ruta y tamaño.
- Las búsquedas que realicen, sólo devolverán resultados con coincidencias en los campos del punto anterior, no buscarán por otros metadatos.
- No pueden crear comentarios, recordatorios o tareas sobre los documentos.
- No pueden cambiar el estado de un documento en su flujo de trabajo.
- No pueden crear documentos automáticamente desde plantillas.
- No pueden visualizar ni trabajar con anexos de documentos.
- No pueden firmar electrónicamente documentos.
- En los documentos que tengan control de versiones, los colaboradores sólo pueden ver la versión publicada (vigente) del archivo. No tienen acceso a borradores, versiones obsoletas o histórico de cambios.
- No pueden ver documentos de categorías que no tengan archivo principal.
- En los documentos que tengan flujo de trabajo (proceso) configurado, no pueden ver el diagrama de proceso, el estado actual del documento ni el color correspondiente al estado del documento.
- No tienen acceso a la vista Kanban (columnas).
- No pueden llevar a cabo tareas de administración de Docuo.
¿Qué se puede hacer entonces con una cuenta de colaborador?
Los colaboradores:
- Pueden utilizar todas las apps Docuo: Windows, web, iOS y Android.
- Pueden acceder a la vista de carpetas
- Pueden utilizar espacios de trabajo.
- Pueden utilizar formularios protegidos con usuario y contraseña utilizando sus credenciales de colaborador y por tanto, proporcionando trazabilidad completa de sus acciones.
- Pueden tener una configuración de permisos propia.
- Pueden cargar, descargar, editar, reemplazar y eliminar documentos y carpetas si disponen de los permisos adecuados.
- Pueden marcar documentos como favoritos.
- Pueden consultar documentos recientes.
- Disponen de una papelera de reciclaje para los archivos eliminados.
- Pueden ser elegidos en campos de datos de tipo «Usuario/Colaborador» o como destinatarios de correos electrónicos.
- Aunque no puedan acceder a la vista de consultas, pueden utilizar consultas que previamente hayan sido añadidas a su espacio de trabajo, incluso si esas consultas tienen parámetros. No obstante, estas consultas sólo devolverán los campos básicos Nombre, Descripción, Fecha de modificación, Ruta y Tamaño.
¿Cómo pueden saltarse las restricciones los colaboradores?
Algunas de las restricciones de las cuentas de colaborador pueden ser evitadas puntualmente mediante el uso de formularios, a continuación se explica cómo:
Hacer que un colaborador pueda crear documentos introduciendo sus metadatos.
Esta funcionalidad no consume créditos Docuo
Para lograr esto, basta con crear un formulario de recogida de datos en la categoría del documento. El formulario tendrá un enlace que el colaborador podrá usar para crear documentos rellenando campos de datos.
Tanto si la seguridad del formulario está configurada como «anónimo» (cualquier persona con el enlace puede utilizarlo) como si está protegido con usuario/contraseña, los colaboradores pueden utilizar sus credenciales para acceder.
Es posible enlazar este tipo de formulario desde un espacio de trabajo para colaboradores y así hacerlo accesible desde el interfaz de Docuo.
Hacer que un colaborador pueda visualizar y editar los metadatos de un documento, o cambiar su estado.
Esta funcionalidad consume créditos Docuo y sólo está disponible en las ediciones Business y Enterprise de Docuo.
Si una categoría de documentos tiene configurado un formulario de visualización y edición de metadatos, los colaboradores podrán utilizar este formulario desde Docuo.
Al abrir un documento (hacer doble clic sobre él), Docuo preguntará si se quiere abrir el archivo o acceder al formulario. Si el formulario está protegido con usuario/contraseña, el colaborador utilizará las credenciales de su cuenta de forma automática (el usuario no tendrá que introducirlas).
A través de un formulario de visualización y edición de metadatos, los colaboradores pueden cambiar el estado del documento (al pulsar enviar), ver o alterar el valor de los campos de datos que se hayan incluido en el formulario.
Cuando un colaborador utiliza un formulario de visualización y edición de metadatos, activa una mejora de revisión externa sobre el documento. La mejora de revisión externa tiene un coste en créditos que puede consultarse en la página de precio de Docuo y que se descontará del saldo de créditos del repositorio en el momento de ser activada.
La mejora de revisión externa sobre el documento habilita revisiones externas ilimitadas a través de formularios sobre un único documento durante los próximos 30 días. El documento puede ser revisado por otros colaboradores o usuarios anónimos durante ese tiempo cualquier número de veces sin activar otra mejora.
Si el formulario está protegido con usuario/contraseña, el colaborador utilizará las credenciales de su cuenta de forma automática (el usuario no tendrá que introducirlas).
Si una categoría de documentos no tiene archivo principal, pero dispone de un formulario de visualización y edición de metadatos, los documentos de esta categoría pasarán a ser visibles para los colaboradores.