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Cómo combinar documentos PDF automáticamente

Combinar en PDF es un tipo de acción automática para el archivo principal o los campos de tipo archivo de una categoría Docuo, que permite anexar uno o varios archivos adicionales al final de los mismos, dando como resultado un único documento PDF.

Esta funcionalidad está únicamente disponible en la versión Enterprise de Docuo.

Para definir la combinación de archivos, debemos abrir la configuración de las acciones automáticas. Esta configuración se encuentra disponible en las transiciones, estados o formularios de una categoría, accesibles desde el asistente de categorías.

Por ejemplo, en una categoría con archivo principal, varios campos de tipo archivo y un proceso, podemos acceder a la configuración de una transición «Empezar la tarea«, a continuación pulsando en la pestaña «Acciones al avanzar» nos encontraremos con la acción para el archivo principal de «Combinar en PDF con«:

Esta acción también está disponible para los campos de tipo archivo. Pulsando en el botón «Nueva», de la lista de acciones y seleccionado «Campo de tipo archivo«:

Los archivos que vamos a usar para combinar deberán de estar en el propio documento: archivo principal, versión publicada o campos de tipo archivo. También se permiten utilizar campos  de solo lectura de tipo archivo relacionados de otras categorías.

Para indicar los archivos desplegamos la lista de «Combinar en PDF»:

Por ejemplo para el archivo principal, me aparecen todos los campos de tipo archivo de la categoría, de modo que se pueden marcar los archivos que deseo añadir al final del archivo principal en el orden deseado:

En este caso hemos decidido añadir una Nómina y a continuación el anverso del DNI y después su reverso. La columna de la derecha nos va indicando el orden de selección que a su vez es el orden de la combinación. Al pulsar aceptar podremos ver el resultado de la combinación:

Desde esta misma pantalla es posible eliminar un elemento de la combinación llevando el ratón al elemento y pulsando la X

También es posible cambiar el orden arrastrando y soltando cualquier elemento con el ratón a la posición deseada.

Una posibilidad adicional de combinación es elegir la opción «Especificado por fórmula». Que nos permite indicar qué campos queremos combinar en función de un script JavaScript que retorne una cadena de texto con los nombres de los campos separados por comas. Por ejemplo en función de un importe:

La combinación se efectúa siempre que alguno de los campos origen tenga un documento PDF o convertible a PDF y siempre y cuando el destino sea PDF, convertible a PDF o se encuentre vacío.

Actualizado el 2 de abril de 2022

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