Las acciones automáticas de Docuo nos permiten automatizar diferentes tareas sobre un documento, sus campos de tipo archivo o sus metadatos. También nos permiten configurar la creación de nuevos documentos cuando es apropiado.
Todas estas acciones pueden configurarse para que ocurran automáticamente en los siguientes eventos:
- Al salir de un estado del proceso (disponible en la edición Docuo Enterprise) (nuevo)
- Al avanzar por una transición del proceso
- Al entrar en un estado del proceso (disponible en la edición Docuo Enterprise) (nuevo)
- Al enviar un formulario (disponible en la edición Docuo Enterprise, aunque los usuarios de Professional y Business pueden configurar emails en este evento) (nuevo)
Los usuarios de Docuo Professional y Business pueden
Las acciones que podemos configurar son siempre las mismas, independientemente del evento que las origine, estas pueden variar ligeramente en cada caso, en función de la configuración de la propia categoría. Por ejemplo en una categoría con archivo principal, sin control de versiones, tendríamos disponibles las siguientes:
Además de las acciones sobre el archivo principal podríamos añadir otro tipo de acciones pulsando el botón «Nueva» de la lista:
Que nos permiten definir mensajes, acciones sobre los campos de tipo archivo (idénticas a las del archivo principal), creación de nuevos documentos y cambios en los metadatos del mismo.
Según la configuración establecida por el usuario las acciones automáticas pueden estar encadenadas debido a una sucesión de eventos. Al avanzar la secuencia más completa sería:
- Acciones «Al salir del estado»
- Acciones «Al avanzar por la transición»
- Acciones «Al entrar al estado»
En el caso del envío de un formulario que además avance por una transición sería:
- Acciones «Al enviar el formulario»
- Acciones «Al salir del estado»
- Acciones «Al avanzar por la transición»
- Acciones «Al entrar al estado»